El Departamento de Compras desarrolla una actividad esencial en la cadena de valor de una empresa, pues tiene la responsabilidad de planificar qué recursos se necesitan adquirir para el buen funcionamiento de la misma.
El Director de Compras (CPO) participa, con un papel muy importante, en la planificación de la demanda de la cadena de suministro y debe asociarla a tres aspectos fundamentales dentro de sus funciones:
- Optimizar la gestión del inventario, para garantizar el flujo de la producción, haciendo malabarismos para aumentar la rotación de existencias y evitar al mismo tiempo roturas de stock; así como minimizar los costes de almacenamiento y distribución
- Preservar la actividad continuada del ciclo de compra, gestionando y planificando fuentes alternativas de suministro
- Optimizar la elección y las relaciones con los proveedores, para encontrar los proveedores más adecuados en función de las necesidades de consumo o producción, no solo por las condiciones de coste y calidad que ofrezcan, sino también por los plazos de entrega que establezcan
Por tanto, son funciones propias del director de Compras: seleccionar proveedores, definir el proceso de aprovisionamiento, incluyendo la gestión de inventarios y la revisión de la logística de almacenamiento y de entregas, definir procedimientos que consoliden buenas prácticas, pedir presupuestos y realizar compras específicas.
El rol estratégico que tiene actualmente el Departamento de Compras
Pero la importancia del Departamento de Compras no queda ahí. En la actualidad, las empresas son cada vez más conscientes del rol estratégico del Departamento de Compras, al darse cuenta de que su eficiencia operativa tiene gran repercusión en la rentabilidad empresarial.
Por ello, es crucial que el CPO vele por la integración de su función no solo con la dirección general sino con la de otros departamentos o áreas. En las grandes empresas coordinará su trabajo con el de otras áreas como producción, ventas y marketing, recursos humanos, finanzas, etc.
Una actividad fundamental a realizar en coordinación con otros directivos, es la planificación de inversiones/compras. Participarán en ella o aportarán la información necesaria, los directores de operaciones o el director de la cadena de suministro, el director comercial con el plan de demanda, el director financiero con la información relevante acerca de la tesorería y gestión de las cuentas a pagar en el corto plazo, junto al directivo que deba aprobar la decisión final.
Una vez conocidos los inventarios iniciales de materiales, productos y servicios necesarios para la fabricación, venta o distribución, el director de Compras deberá analizar las tendencias de la demanda durante un periodo de tiempo y determinar inventarios de seguridad. Después, analizará coordinadamente la información aportada por los responsables correspondientes de otros departamentos o áreas, para planificar las inversiones a realizar.
Por otra parte, el director de compras ha de mirar hacia fuera de la empresa. En el entorno actual de un mercado con frecuentes cambios, en el que influyen con fuerza las demandas de los consumidores y otras muchas variables, las empresas deben aprender a gestionar su actividad y adquirir ventaja competitiva no sólo en base a sus recursos, sino también a otros elementos. Un aspecto prioritario para la competitividad es la optimización en la gestión de costes y la revisión periódica de cómo se realiza, para saber reaccionar con rapidez ante las variaciones de la estructura de costes.
Para esto, se necesita tener una estrecha colaboración con los proveedores y contar con el director de Compras como gran conocedor de los mercados, tanto de las materias primas y de productos o servicios, y de los proveedores. Debe poner la mirada en el futuro de la empresa y establecer relaciones perdurables, generando confianza, lealtad y valor para ambas empresas y para sus propios clientes.
Importancia del Departamento de Compras en las finanzas de la cadena de suministro
Las funciones del director de compras abarcan aún otros aspectos relacionados con las financzas de la cadena de suministro, que son también estratégicos y muy valorados en las empresas. El director de Compras es el responsable de negociar precios y condiciones de pago, posibles descuentos de facturas y frecuencia de las entregas.
Una buena gestión de estos aspectos tiene una influencia positiva en la gestión del circulante de la empresa, ayudando a su optimización y en el objetivo final de mejorar la rentabilidad empresarial; una vez se mantengan los niveles de inventario y el capital de trabajo requeridos.
Es aquí donde se puede utilizar una herramienta para las finanzas de la cadena de suministro (SCF – Supply Chain Finance), que gestione descuentos por pronto pago de facturas a proveedores.
Introducir este instrumento de innovación financiera dará a las empresas compradoras, como primera ventaja, más oportunidades de beneficiarse de los descuentos y generar EBITDA y, con ello, optimizar la gestión de costes.
La posibilidad de rentabilizar tesorería, acceder a crédito para anticipar pagos y proporcionar liquidez a sus proveedores, financiándoles de forma óptima -en condiciones y oportunidad- son otras de las múltiples ventajas que podrá conseguir la empresa que comience a adelantar los pagos.
Son beneficios que facilitan esa estrecha colaboración con los proveedores, necesaria para esa optimización en costes que mejora la competitividad de las empresas.
BilliB es esa solución de SCF para las empresas españolas con la que los directores de Compras pueden optimizar la gestión de sus funciones, en especial las relacionadas con las finanzas de la cadena de suministro, y mejorar sustancialmente los KPIs del Departamento.
